Ajattele aina käyttäjää!
03.09.2021
Kun innokas ja sliipattu myyntijeppe luennoi neukkarissa siitä, miten jälleen uusi liiketoiminnan osa kannattaisi digitalisoida, luvataan yhdeksän hyvää ja kymmenen kaunista. Digitaalisuus kannattaa, koska se tuottaa jos jonkinlaista etua, vapauttaa ajasta ja paikasta ja onhan se nyt nykyaikaistakin.
Ettehän te nyt sentään vanhanaikaisia tahdo olla?
Mutta onko jonkin asian vaihtaminen toiseksi perusteltua vain sen takia, että toinen ratkaisu on uudenaikainen ja toinen vanhanaikainen? Pitääkö hapanjuureen leivottu ruisleipä korvata leipäkoneen tuotoksella vain sen takia, että toinen menetelmä on vanha ja toinen uusi?
Luonnollisesti tiedämme kaikki vastauksen.
Digitaalisuus lisää kustannuksia, monimutkaistaa asioita ja pakottaa tekemään töitä kotoa
Tuo sliipattu myyntijeppe jättää kertomatta, että lähtökohtaisesti digitaalisuudesta on yleensä aika paljon haittaa ja se avaa aina mukanaan uusia kulukohteita – ja tuo paljon mainostettu ajasta ja paikasta vapauttaminen tarkoittaa sitä, että töitä joutuu jatkossa tekemään kotona iltamyöhälläkin!
Annan esimerkin:
G-Worksin alkuaikoina kuukausikirjanpito ja laskutus toteutettiin äärimmäisen manuaalisesti. Työt kirjattiin Exceliin, jonka perusteella tulosteltiin kuukausittain laskut. Ostolaskut ja kuitit kerättiin yhteen lokeroon, josta ne maksettiin ja naputeltiin kirjanpitoon ja edelleen mappiin. Palkat laskettiin valtion tarjoamalla palkka.fi -sovelluksella.
Tämän hallinnon parissa sai käyttää muutaman päivän kuukaudessa ja paperimappeja kertyi.
Nykyajan vaatimuksille kumartaen olemme moderneihin ratkaisuihin. Töitä ohjataan yhdestä järjestelmästä, josta tietoja rajapintaa pitkin siirretään toiseen, toista rajapintaa pitkin taloushallintoon, mistä kolmatta rajapintaa pitkin e-laskuoperaattorille.
Kun ennen maksettiin yhdelle kirjanpitäjälle, nyt maksetaan kolmelle järjestelmätoimittajalle, rajapintojen kehittäjille, e-laskuoperaattorille ja pankille. Ja edelleen tarvitaan kirjanpitäjää, jolle maksetaan myös.
Lyhytkin laskuharjoitus osoittaa, että samalla rahalla voitaisiin ottaa töihin yksi henkilö, joka pelkästään kirjailisi asioita ylös ja kiikuttaisi laskuja asiakkaille vaikkapa jalkapatikassa. Luultavasti se tulis silti halvemmaksi.
G-Worksin kirjanpidot ovat pientä. Osataan sitä suuremmassakin mitassa kasvattaa kustannuksia: terveydenhuollon Apotti-järjestelmän 774 miljoonan euron 10-vuotishinnalla voitaisin palkata noin 2 000 sihteeriä vastaavaksi. Ei tarvitsisi hoitohenkilökunnan käyttää työaikaansa tiimalasin tuijotteluun, kun huoneessa olisi aina yksi sihteeri, jonka homma olisi juosta papereita kellariin ja takaisin.
No en minä oikeasti sellaista esitä
Yhtä lailla G-Worksin prosessien sähköistämiselle kuin potilastietojärjestelmän hankinnallekin on kuitenkin olemassa järkiperusteensa. Sähköinen palveluprosessi estää töiden tippumisen välikköihin ja tuo tiedon kaikkien saataville. Oikein hyödynnetty potilastietojärjestelmä mahdollistaa riskitekijöiden ja sairauksien tunnistamisen ennakoivasti, lopulta resursseja säästäen.
Tämä kaikki edellyttää, että järjestelmiä käytetään oikein ja fiksusti. Tietäen, mitä niillä halutaan saavuttaa ja työskennellen tuota päämäärää kohti.
Digitaalisuus ei itsessään ratkaise yhtään mitään. Lähtökohtaisesti se lisää kustannuksia, vaikeuttaa tekemistä, kahlitsee toimintatavat ja lisää työvoiman koulutustarvetta.
Oleellista on keskustella toimittajan kanssa ratkaisuilla saavutettavista hyödyistä ja rohkeasti uskaltaa asettaa ne digitaalisuuden haittoja vastaan. Vaihtoehtokustannukset pitää laskea, ja mitään ei kannata tehdä vain sen takia, että se on uudenaikaista.
Tässä kaikessa järjestelmätoimittajalla on iso vastuu. Vaatii kanttia sanoa asiakkaalle, että teidän ei oikeasti kannata lähteä tähän.
Jarmo Keto
Jarmo
- Ent. CEO
