Kokeneemman ja vielä harjaantuvan verkkosivuston tai selainpohjaisen ohjelmiston ostajan erottaa yleensä siitä, miten he ajattelevat ratkaisun elinkaarta ja kokonaiskustannuksia. Ohjelmiston määrittelyvaiheessa tehtävät ratkaisut vaikuttavat sen elinkaarikustannuksiin, ja valitettavan usein nämä kustannukset jäävät alkuinnostuksen vallassa kokonaan miettimättä.
Toimittajan – meidänkin – vastuullamme on luonnollisesti yrittää hahmottaa, mikä on tilaajan kokemuksen taso, ja puhua asioista tuon tason mukaan. Molemmille osapuolille olisi eduksi, jos kortit olisivat heti alkuunsa avoimesti pöydällä. Kaikista huonoin lopputulos syntyy silloin, jos tilaaja huijauksen pelossa pyrkii esittämään kokeneempaa kuin onkaan, ja toimittaja olettaa tilaajan olevan hyvinkin kokenut. Silloin monta asiaa voi jäädä sanomatta, koska niiden luullaan olevan “itsestään selviä”.
Yleisesti ottaen ohjelmistojen ja verkkosivustojen elinkaarikustannuksista pitäisi puhua paljon enemmän, koska totuus on se, että kustannukset eivät koskaan jää pelkkiin projektikustannuksiin.
Puutarhanhoitoa
Analogiat eli yhdenmukaisuudet ovat tapa selittää kahden toisistaan erilaisen asian yhdenmukaisuuksia ja verrattavuutta. Jos kokemukset itse käsiteltävästä asiasta ovat kovin eri tasoisia, otan itse usein turvakseni analogiat.
Ohjelmistojen elinkaarikustannuksista vedän usein analogian puutarhanhoitoon. Ohjelmisto tai verkkosivusto on kuin puutarha: sillä on omat aloituskustannuksensa, kun maalle tehdään pohja- ja maisemointityöt ja kasvit istutetaan paikalleen. Mitä suurempi ja monipuolisempi puutarha, sitä suuremmat kustannukset.
Sen jälkeen alkaa kastelu, oksien trimmaus, kasvien valmistelu talvehtimiseen ja kaikki muu.
Ohjelmistojen kehittäminen nimittäin on sellaista: mikään on harvoin valmista kerrasta, käytössä olevat rajapinnat saattavat muuttua, tausta-ohjelmistot ja kirjastot vanhentua, eikä kaikkia käyttötapauksia ole koskaan voitu ennakoida määrittelyvaiheessa.
Ihmiset kun eivät siellä puutarhassakaan kulje niitä nätisti ajateltuja polkuja pitkin, vaan löytävät jonkun oikopolun, ja tallovat sitten kauniin nurmikon tärviölle.
Kuinka paljon verkkosivustoon tulee varata elinkaarikustannuksia?
Kuten puutarhoissa, myös verkkosivustoissa ja ohjelmistoissa elinkaarikustannusten määrä riippuu luonnollisesti siitä, minkälainen ratkaisu on kyseessä: kuinka paljon sitä käytetään, ketkä sitä käyttävät, kuinka monimutkainen se on ja mihin kaikkialle se on liitetty.
Pelkkää staattista sisältöä sisältävä WordPress-ratkaisu ei kummoisia vaadi.
Elinkaarikustannuksia kuitenkin nostavat ne samat seikat, jotka monimutkaistavat projektia muutoinkin:
- Rajapinnat kolmannen osapuolen järjestelmiin
- Dynaaminen sisältö, joka haetaan jostain muualta
- Erityisesti some-integraatiot
- Kirjautuminen, käyttäjähallinta, portaalit, intranet
- Kaikki automaattinen dynaamisuus, joka elää ajassa tai tilanteissa
- Interaktiivisuus
- Käyttäjien antamat syötteet ja mahdollisuudet tehdä asioita
Asioita voi toki aina laiminlyödä, mutta jos ratkaisun tahtoo pitää jatkuvasti ajan tasalla ja silloin tällöin myös virkistää sen ulkoasua, kannattaa 4-5 vuoden elinkaarella varata suurin piirtein saman kokoinen budjetti, kun ratkaisun aloitusprojektiin.
Näin toimimalla käsissä on 4-5 vuoden päästä ja koko ajan siinä välissäkin jatkuvasti ajan hermoilla elävä ja hyvin hoidettu ohjelmisto.
Vaihtoehtona on elinkaaren laiminlyönti, minkä johdosta käsissä on täysin laiminlyöty ratkaisu, joka pakottaa aloittamaan työlään ja sisäisiä resursseja kuluttavan uudistusprojektin täysin nollasta.
Kustannukset ovat siis suurin piirtein samat molemmilla tavoilla, mutta ensimmäinen tapa tuottaa iteroiden ja pala palalta rakennetun hyvän kokonaisuuden, joka tarjoaa käyttäjilleen jatkuvaa lisäarvoa ja hoitaa vuosienkin jälkeen tehtävänsä aivan laadukkaasti.
Elinkaarikustannusten hallinta
Verkkopalvelun elinkaarikustannuksia voi hallita, ja on keinoja tuoda niitä pienemmiksi. Ensimmäinen ja tärkein asia olisi tunnustaa mahdollinen oma kokemattomuus ja kysyä toimittajalta, aiheuttaako jokin toiminnoista erittäin paljon päivitystarpeita.
Suuria elinkaarikustannuksia aiheuttavat toiminnot kannattaa harkita tarkkaan ja valmistautua niihin jo hyvissä ajoin: tuoko se automaattisesti Facebookista haettava profiilikuva todella sellaista lisäarvoa, että toiminnon ylläpitoon halutaan sitoutua?
Toimittajalla on vastuunsa, mutta lopulta toimittajienkin edustajat ovat ihmisiä, jotka tahtovat tehdä kauppaa ja liiketoimintaa.
Lisäksi toimittajalta kannattaa hankkia ennakoiva paketti jo projektivaiheessa. Esimerkiksi G-Works tarjoaa usein projektien yhteydessä ostettavaksi edullisia jatkokehitystunteja ja ehdottaa jatkokehitystiekarttaa tuleville vuosille. Tällä tavoin kustannukset saadaan ainakin suurelta osin ennustettua ja budjetoitua.
Hankit ohjelmiston tai sivuston mistä hyvänsä, älä koskaan erehdy kuvittelemaan, että ohjelmiston kustannukset jäävät aloitusprojektiin. Eivät ne jää.
