Projektien lainalaisuudet ovat melko yleispäteviä riippumatta siitä, onko toimitettava lopputuote verkkopalvelu tai vaikka yleisötapahtuma. Kun perusasiat ovat kunnossa, tulee hyvää jälkeä. Jos taas tietyissä asioissa lähdetään metsään, tulee hankkeessa todennäköisesti myöhemmin vaikeuksia.
Käsittelen tässä kirjoituksessa varmimpia keinoja, jolla projektin saa ostajapuolelta käsin ohjattua heti huonoille raiteille.
Selvyyden vuoksi on sanottava, että ajatukseni tästä asiasta ovat kertyneet miltei 15 vuoden projektiliiketoimintakokemuksella, mihinkään yksittäiseen tai tuoreeseen kokemukseen viittaamatta.
1. Päätä, että toimittajasi on huono
Adam Grant esitteli varsin ansiokkaassa Give and Take -teoksessaan Israelin armeijassa toteutettua tutkimusta, jossa kouluttajille kerrottiin tekaistuja tietoja alokkaiden esivalintakokeiden tuloksista. Kouluttajille kerrottiin, että osa alokkaista oli ennalta havaittu lahjakkaammiksi kuin toiset.
Kävi ilmi, että ne alokkaat, joiden kerrottiin olevan esivalinnan perusteella lahjakkaampia, päätyivät myös lopulta pärjäämään parhaiten. Heikoiksi arvioidut alokkaat pärjäsivät heikommin.
Tosiasiassa mitään esivalintoja ei edes tehty, ja tulokset olivat keksittyjä. Kouluttajien odotukset ja asenne itsessään ennustivat menestystä. Kouluttajat tahtoivat lahjakkaiden alokkaiden onnistuvan, vähemmän lahjakkaista ei ollut niin väliksi.
Jos tahdot jonkun onnistuvan, hän todennäköisemmin onnistuu. Jos taas tahdot jonkun epäonnistuvan, hän melko varmasti epäonnistuu.
Projektit ovat aina yhteisiä ponnistuksia, joissa tarvitaan molempien osapuolien tahtoa. Ryhtyminen projektiin sellaisen toimittajan kanssa, jonka taitoihin tai osaamiseen et oikein luota, tuottaa molemmille osapuolille murhetta.
Jos tahdot projektin menevän kunnolla puihin, valitse sellainen toimittaja, joka on mielestäsi hieman heikkotasoinen. Kun valitset tämän ennakkoasenteen, toimittaja voi vaikka kävellä vetten päällä projektin vuoksi, mutta tulet silti olemaan pettynyt siihen, että tämä ei osaa uida.
Oikeasti: jos projektitoimittajasi on mielestäsi huono, niin miksi edes jatkaisit yhteistyötä heidän kanssaan?
2. Jätä johtaminen epäselväksi
Projektin onnistumista määrittää valtavan paljon se, miten sitä johdetaan. Yleensä toimittajat pystyvät joustamaan mihin hyvänsä johtamismalliin tai työnjakoon ja ymmärtävät, että asiakkailla on erilaisia lähtötasoja ja kyvykkyyksiä. Ostaja tuntee oman organisaationsa, ja toimittaja tuntee projektien johtamisen tyypilliset sudenkuopat. Hyvällä ja avoimella keskustelulla voidaan löytää toimiva synteesi, jossa johtamismalli on selkeä ja huomioi asiakkaan organisaation.
Ylivertainen tapa estää projektin määrätietoinen eteneminen on jättää sen johtovastuut epäselviksi ja ohittaa johtamista koskeva keskustelu kokonaan. Se voidaan tehdä esimerkiksi näin:
Jos projektin toimittaja esittää, että he voivat ottaa projektista täyden suuren kokonaisvastuun, hyväksy tämä puhetasolla, mutta vaadi kuitenkin määrätietoisesti, että organisaatiostasi osallistetaan mahdollisimman paljon sidosryhmiä, ja jätä epäselväksi, kuka saa päättää mistäkin.
Aseta tällä tavalla toimittaja asemaan, jossa heidän pitää vastata aikataulusta, mutta he eivät voi tehdä asioihin liittyviä päätöksiä tai edes tiedä, kuka niitä voi tehdä. Anna ymmärtää, että toimittajan tulee vastata projektin etenemisestä – mutta älä kuitenkaan anna heille eväitä tehdä sitä.
Kun saat rakennettua pallon, jossa on epäselvää kuka saa päättää mistäkin, voitkin sitten alkaa kuumottelemaan projektin toimittajaa siitä, miksi asiat eivät etene.
Lopputulos on takuuvarmasti myöhästyvä aikataulu ja satavarma tyytymättömyys kaikille osapuolille.
3. Tinkaa hinta sellaiseksi, että raha ei vaikuta sinuun
Asiantuntija-alalla ja projektitoimituksissa suurempi hinta korreloi lähes aina asiakastyytyväisyyden kanssa. Tästä voisi päätellä, että suuremmalla rahalla saa parempaa.
Toki parempi asiantuntemus on kalliimpaa, mutta kolikolla on toinenkin puoli: tekemäsi investointi vaikuttaa myös omaan käyttäytymiseesi ostajana.
Kun ryhdyt isoon ponnistukseen, sinulle syntyy intressi huolehtia siitä, että homma menee laadukkaasti. Jos taas saat hinnan valtavan alas, projektilla ei ole sinulle niin paljon väliä. On aivan hyvä syy, miksi työnantajat haluavat sitouttaa työntekijöitä myymällä niille yhtiöidensä osakkeita. Kun on rahaa pelissä, homma kiinnostaa enemmän.
Erinomainen tapa epäonnistua projektissa on pumpata hintaa neuvotteluvaiheessa niin alas kuin mahdollista, ja sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen jättää projekti omilleen.
Kun panostukset projektiin ovat pienet, pöydälle tulee aina jotain tärkeämpää. Projektipalaverit jäävät väliin, aineistojen kommentointi puolitiehen ja osallistuminen muutoinkin passiiviseksi.
Projektitoimittaja tarvitsee tietoa, tukea ja päätöksiä voidakseen onnistua työssään. Ilman näitä toimittaja joutuu sohimaan sokeana pimeään ja yrittämään parhaansa arvailla, mitä oikeastaan tarvitset.
Rahan käyttäminen ei ole itsetarkoitus, mutta oleellista on, että projekti merkitsee ostajalle jotakin. Kun ensimmäisellä kerralla on menty liian halvalla niin saattaa käydä niin, että joku ”parempi” toimittaja sitten kalliimmalla vie homman loppuun, kun se ensimmäinen ei ”osannut”.
Lopuksi
Projektitoimittajat ovat varsin miellyttämishaluisia, ja tulet tuskin koskaan kuulemaan projektitiimiltäsi kritiikkiä siitä, että projekti on menossa ostajavirheiden vuoksi huonoon suuntaan.
Sen sijaan toimittaja yrittää luovia, selvitä miten pystyy ja tuottaa parasta mahdollista lopputulosta niillä palikoilla, jotka hänellä on käytössään. Se on osaltaan toimittajan tehtävä ja paikkakin. Asiakasta ei noin yleisesti kannata hirveästi haukkua.
On siitä huolimatta ostajan omassa intressissä miettiä, miten oma toiminta vaikuttaa toimittajan mahdollisuuksiin onnistua tehtävässään. Ostajat yleisesti ottaen haluavat toimittajan onnistuvan työssään – ja onnistuminen on paljon helpompaa, jos pöydälle jaetaan heti alussa sellaiset kortit, joilla pystyy voittamaan.
